外勤作業指示システム

1. はじめに

1.1 本書の目的

本書は、外勤ワークオーダーシステムの利用マニュアルであり、システム管理者、内勤スケジューラー、外勤作業員、企業管理者がシステム機能を迅速に把握し、標準操作手順を習得し、ワークオーダーのライフサイクル全体の管理を標準化することを目的としています。本書は、システムの基本操作、中核となる業務機能、権限設定、データ集計、異常処理などすべての内容を網羅しており、日常の操作マニュアル、研修教材、および問題切り分けの参考資料として活用できます。

1.2 システム概要

外勤ワークオーダーシステムは、企業の屋外作業、訪問サービス、現場保守、巡回点検・整備、据付調整など外勤シーン向けのデジタル管理プラットフォームであり、ワークオーダー配信、人員スケジューリング、外勤打刻、現場作業、進捗報告、審査クローズ、データ集計、軌跡追跡に至る全プロセスのオンライン一元管理を実現します。本システムは内勤バックエンドと外勤フロントエンドのデータ連携を実現し、従来の外勤業務におけるスケジューリングの混乱、進捗の不透明さ、勤怠監視の難しさ、データの未保存、責任の特定困難といった課題を解決します。不動産管理・保守、機器アフターサービス、警備巡回、工事据付、家事代行サービス、官公庁・企業向け保守運用など、さまざまな業界に適用できます。

1.3 対象ユーザー

• システム管理者：システム設定、権限管理、アカウント保守、パラメータ設定を担当
• 内勤スケジューラー：ワークオーダーの作成、配信、再割当、一時停止、クローズ、審査を担当
• 外勤作業員：ワークオーダーの受領、現場打刻、作業実施、素材アップロード、完工報告を担当
• 企業管理者：データレポートの閲覧、作業進捗の監督、外勤作業効率の分析を担当

1.4 動作環境

1.4.1 PC端末（管理側）

最新の主要ブラウザ（Chrome、Edge、Firefox）に対応し、解像度1920×1080以上が必要です。ブラウザのポップアップ許可と、Webサイトによる基本ネットワーク情報の取得を許可する必要があります。

1.4.2 モバイル端末（外勤作業側）

Android、iOSのスマートフォン／タブレットに対応します。位置情報、カメラ、フォトライブラリ、マイク、ネットワークの各権限を有効にし、リアルタイム位置情報、写真による証跡取得、音声報告、データ同期が正常に動作することを確認してください。

2. システム基本操作ガイド

2.1 アカウントログイン

2.1.1 PC端末でのログイン

1. 指定されたシステム管理URLを開き、外勤ワークオーダーシステムのログインページにアクセスします。
2. 企業から付与されたアカウントとパスワードを入力し、SMS／認証コードによる認証を完了します（必要な場合）。
3. 「アカウントを記憶」にチェックを入れ（任意）、【ログイン】をクリックしてシステム管理画面のメイン画面に入ります。
4. 初回ログイン時は初期パスワードの変更が必須です。パスワードは英字＋数字を含み、8文字以上である必要があります。

2.1.2 モバイル端末でのログイン

1. 公式APPをダウンロード・インストールするか、システム認可の公式アカウントをフォローするか、ミニアプリを開きます。
2. 社員番号／携帯電話番号とログインパスワードを入力し、認証完了後にログインします。
3. 初回ログイン時は、位置情報、カメラ、フォトライブラリなどの権限を許可する必要があります。許可しない場合、外勤作業データを正常に提出できません。

2.2 ホーム画面の説明

2.2.1 管理側ホーム画面（PC端末）

ホーム画面はデータ可視化ダッシュボードであり、未処理ワークオーダー、進行中ワークオーダー、完了ワークオーダー、期限超過ワークオーダー、本日の外勤人数、作業合格率、異常ワークオーダー数などの主要データを表示します。データカードをクリックすると対応する機能ページへ直接遷移できます。画面上部は機能ナビゲーションバー、左側は1次・2次機能メニューです。

2.2.2 モバイル端末のホーム画面

中核となる作業機能を簡素化し、受領待ち、処理待ち、検収待ち、完了済みワークオーダーのリストを表示します。クイック打刻、ワークオーダー報告、メッセージ通知、個人センターの4つの主要エントリを備え、外勤作業員の片手操作シーンに対応しています。

2.3 アカウントとセキュリティ設定

• パスワード変更：個人センター－アカウントセキュリティで、旧パスワード、新パスワード、確認用パスワードを入力し、送信すると反映されます。
• 携帯電話番号のバインド：バインドする携帯電話番号を変更でき、ワークオーダー通知や認証コードの受信に使用されます。
• メッセージ設定：ワークオーダープッシュ、期限超過リマインダー、審査通知、システムお知らせのオン／オフをカスタマイズできます。
• ログアウト：シングルサインアウトに対応し、他端末のログインアカウントを強制ログアウトして、アカウントの安全性を確保します。

3. 主要業務機能の詳細説明

3.1 ワークオーダー種別の設定（管理者機能）

企業独自のワークオーダー種別をカスタマイズでき、さまざまな業務シーンに対応します。管理者が事前に設定しておけば、以降のワークオーダー作成時に直接選択できます。

3.1.1 機能の入口

管理画面－システム設定－ワークオーダー種別管理

3.1.2 設定可能な内容

• ワークオーダー種別の追加／編集／削除：機器修理、訪問据付、日常巡回点検、故障切り分け、アフターサービス訪問、緊急修理など
• ワークオーダー優先度の設定：緊急、高、中、低の4段階。優先度が高いほど優先的に配信・処理されます。
• ワークオーダー項目の設定：必須項目／任意項目をカスタマイズ（故障内容、機器番号、顧客住所、電話番号、作業消耗品、作業時間など）
• ワークオーダー処理期限の設定：種別ごとの標準処理時間、期限超過警告時間を設定します。

3.2 ワークオーダーの作成（内勤／管理者機能）

手動作成と一括インポートに対応し、顧客からの修理依頼、日常の配信、計画巡回点検などのシーンに適用できます。

3.2.1 ワークオーダーの手動作成

1. 【ワークオーダー管理－新規ワークオーダー】を開きます。
2. ワークオーダー種別、優先度を選択し、基本情報（タイトル、顧客名、電話番号、詳細な作業住所、作業時間要件）を入力します。
3. 業務詳細（故障の状況、作業要件、注意事項、事前準備作業、必要な消耗品・機器）を入力します。
4. 担当部門を選択し、外勤作業員を指定します（単独／複数人での協働に対応）。
5. ワークオーダーの締切時間、警告通知時間を設定し、添付ファイル（顧客の修理依頼スクリーンショット、機器図面、現場写真など、任意）をアップロードします。
6. 【送信して配信】をクリックすると、ワークオーダーが該当の外勤作業員のモバイル端末に直接プッシュされます。【下書き保存】をクリックすると、後から編集して配信できます。

3.2.2 ワークオーダーの一括インポート

1. システム標準のワークオーダーインポートテンプレートをダウンロードし、テンプレートの仕様に従って一括ワークオーダー情報を記入します。
2. 記入済みのExcelファイルをアップロードすると、システムがデータ形式を自動検証します。
3. 検証に合格するとワークオーダーが一括作成され、一括配信または分割配信できます。

3.3 ワークオーダーの配信とスケジューリング（内勤機能）

作成済みで未配信・未割り当てのワークオーダーに対して、柔軟なスケジューリング調整ができ、作業の秩序ある推進を保証します。

3.3.1 手動配信

未配信のワークオーダーに対し、空きのある外勤作業員を手動で選択し、ピンポイントに配信できます。配信後、モバイル端末にリアルタイムでメッセージ通知がプッシュされます。

3.3.2 スマート配信

スマートスケジューリングアルゴリズムに対応し、外勤作業員のリアルタイム位置、現在のワークオーダー件数、作業スキル、出勤状態に基づいて最適な作業員を自動マッチングし、スマート配信を実現してスケジューリング効率を向上させます。

3.3.3 ワークオーダーの再割当

作業員が受領できない場合、休暇中、タスク競合などの場合、内勤担当者は未完工のワークオーダーを再割当し、新しい作業員を選択できます。再割当後、システムが自動的にワークオーダー担当者を更新して通知をプッシュし、再割当記録を保存します。

3.3.4 ワークオーダーの一時停止／再開

天候、機器の在庫切れ、顧客都合による臨時延期などの特別な状況では、ワークオーダーを一時停止し、停止理由、再開予定時間を記入できます。問題が解決したらワークオーダーを再開して作業を継続できます。システムは停止時間を自動的に差し引き、作業の期限超過とはみなしません。

3.4 外勤ワークオーダーの受領と実施（外勤作業員の中核機能）

3.4.1 ワークオーダーの受領と確認

1. 外勤作業員がモバイル端末にログインすると、システムが配信されたワークオーダーを自動受信し、ホーム画面に未処理ワークオーダーリストがリアルタイム表示されます。
2. ワークオーダーをクリックすると、作業住所、顧客情報、作業要件、締切時間、注意事項、添付資料など完全な情報を確認できます。
3. ワンタップで作業現場へのナビゲーションが可能で、地図を自動取得して最適ルートを計画します。

3.4.2 ワークオーダーの受領／拒否

• 受領：正常に作業できることを確認し、【受領を確認】をクリックすると、ワークオーダー状態が「進行中」に更新されます。
• 拒否：特別な事情で作業できない場合は、拒否申請を提出し、拒否理由を記入して内勤の審査を待ちます。審査に合格すると、ワークオーダーは未割り当て状態に戻ります。

3.4.3 外勤現場打刻

システムは現場での打刻を必須としており、虚偽作業を防止します。次の2つの打刻モードに対応しています。

• 位置情報打刻：作業住所に到着後、リアルタイム位置情報を有効にすると、システムが打刻位置とワークオーダー住所のずれを自動検証します。ずれが許容範囲内の場合にのみ打刻が成功します。
• 写真打刻：現場で実景写真を撮影します（フォトライブラリからのアップロードは不可、リアルタイム撮影のみ）。現場到着の証拠として、写真に日時・場所・担当者情報のウォーターマークが自動付与されます。

3.4.4 作業進捗のリアルタイム報告

作業中は段階的に進捗を報告でき、文字による説明の記入、現場写真・動画・音声のアップロードに対応し、リアルタイムで管理側に同期されます。内勤担当者や管理者が作業の状況を把握できます。進捗状態には、到着、施工中、一部完了、支援待ちなどがあります。

3.4.5 異常報告

作業中に解決できない故障、顧客要件の変更、機器の破損、現場の安全上の問題などの異常が発生した場合、ワンタップで異常報告を提出できます。異常種別、詳細状況、支援の要否を記入し、内勤管理者に同期プッシュして支援を待ちます。

3.5 完工報告の提出（外勤機能）

すべての作業が完了した後、外勤作業員は規定に従って完工資料を提出し、ワークオーダーをクローズします。

1. 該当するワークオーダーを開き、【完工報告】をクリックします。
2. 作業サマリー（作業完了状況、故障解決結果、残存課題、今後の提案）を記入します。
3. 完工証憑（作業完了の実景写真、機器点検レポート、署名済み書類、動画資料など。ワークオーダー種別に応じて必須項目を設定）をアップロードします。
4. 消耗品使用記録、作業時間、顧客満足度の自己評価（任意）を記入します。
5. 情報に誤りがないことを確認し、【完工を送信】をクリックすると、ワークオーダー状態が「審査待ち」に更新され、内勤／顧客による検収審査を待ちます。

3.6 ワークオーダーの審査と検収（内勤／管理者機能）

3.6.1 管理側での審査

内勤担当者が審査待ちのワークオーダーを確認し、作業資料、現場証憑、作業結果を照合します。審査結果は次の2種類です。

• 審査通過：作業が合格で資料が完全な場合、ワークオーダー状態が「完了」に更新され、正式にクローズされます。
• 審査却下：作業が不合格、資料不足、要求どおりに施工されていない場合は、却下理由を記入し、外勤作業員に差し戻して再修正・再提出を求めます。システムは却下回数を記録します。

3.6.2 顧客検収（任意機能）

顧客検収モードの有効化に対応し、完工後、検収SMS／リンクが自動的に顧客に送信されます。顧客はオンラインで満足度を記入し、作業サービスを評価し、作業完了を確認できます。検収データはワークオーダー履歴に同期されます。

3.7 ワークオーダーの全工程照会と追跡

3.7.1 ワークオーダー状態の分類照会

システムはワークオーダーを「すべて」「下書き」「配信待ち」「受領待ち」「進行中」「審査待ち」「完了」「却下」「一時停止」「期限超過」「クローズ」の11種類の状態に分類し、分類フィルターでの閲覧に対応しています。

3.7.2 高度フィルター照会

期間、ワークオーダー種別、作業員、優先度、顧客名、ワークオーダー番号による精密な絞り込みに対応し、目的のワークオーダーを迅速に特定できます。

3.7.3 ワークオーダー詳細の追跡

各ワークオーダーは独立した履歴を生成し、作成時刻、配信時刻、受領時刻、打刻時刻、進捗報告記録、異常記録、完工時刻、審査記録、再割当記録、操作者ログを全工程にわたって記録し、全プロセスの追跡可能性と責任の明確化を実現します。

3.8 外勤軌跡モニタリング（管理者／内勤機能）

外勤作業員のリアルタイム軌跡追跡、履歴軌跡の再生に対応し、外勤作業の真実性を全方位で監視します。

• リアルタイム位置：管理側マップに勤務中の外勤作業員の位置、現在の作業ワークオーダー、作業状態がリアルタイム表示されます。
• 軌跡再生：任意期間の外勤作業員の移動軌跡、滞在場所、滞在時間を照会でき、作業出勤状況を正確に照合できます。
• 軌跡逸脱警告：作業員が作業住所から逸脱した場合、規定どおりに現場に到着しなかった場合、システムが自動的に警告通知を発します。

3.9 メッセージ通知管理

ワークオーダー情報の取りこぼしを防ぐため、複数チャネルのメッセージプッシュに対応しています。プッシュ方式には、APPプッシュ、SMSプッシュ、ミニアプリプッシュ、システム内メッセージが含まれます。

主要な通知シーン：新規ワークオーダー配信、ワークオーダー再割当、ワークオーダー一時停止、期限超過警告、異常報告、完工後の審査待ち、審査結果通知、システムお知らせ。

4. 管理側システム設定機能

4.1 人員・権限管理

4.1.1 部門管理

企業部門の作成、編集、削除に対応し、組織構成を構築できます。ワークオーダーは部門ごとに分類集計・配信できます。

4.1.2 従業員アカウント管理

管理者は従業員アカウントの追加、パスワードのリセット、アカウントの有効／無効化、役職・部門のバインドができ、従業員情報を一括インポートできます。

4.1.3 ロール権限設定

管理者、内勤、外勤、読み取り専用管理者などのロールを区別して権限をカスタマイズし、アカウントごとの機能操作権限を精密に制御できます（例：外勤によるワークオーダー修正の禁止、一般従業員によるデータレポート閲覧の禁止など）。

4.2 システムパラメータ設定

• 位置情報パラメータ設定：打刻位置の許容ずれ範囲、位置情報更新頻度を設定します。
• 期限超過ルール設定：ワークオーダーの期限超過警告時間、期限超過時の処理ルールを設定します。
• 承認フロー設定：ワークオーダーの審査階層、却下ルール、再割当承認ルールをカスタマイズします。
• 添付ファイルルール設定：画像／動画のサイズ制限、必須添付ファイル種別を設定します。

4.3 ログ管理

システムはすべての操作ログ、ログインログ、ワークオーダー操作ログを自動記録します。操作者、操作時刻、操作内容、IPアドレスを含み、ログは恒久的に保存されます。照会とエクスポートに対応し、セキュリティ監査と問題切り分けに使用されます。

5. データ集計とレポート出力

5.1 主要集計レポート

システムが人手を介さず可視化データレポートを自動生成します。主要レポートは以下のとおりです。

• ワークオーダー総量レポート：日／週／月／年単位でワークオーダー作成件数、完了件数、期限超過件数、異常件数を集計します。
• 人員業績レポート：外勤作業員ごとの受領件数、完工率、合格率、期限超過率、却下回数、作業時間を集計します。
• ワークオーダー種別レポート：業務種別ごとのワークオーダー割合、処理効率を集計します。
• 顧客満足度レポート：顧客評価データ、好評率、不満コメントの集計結果を集計します。
• 外勤勤怠レポート：外勤の打刻回数、勤務時間、異常勤怠記録を集計します。

5.2 データ出力と印刷

すべてのワークオーダーデータ、集計レポート、ログ記録はExcel出力、PDF出力、オンライン印刷に対応しており、企業の勤怠計算、業績評価、業務報告、資料保存に直接活用できます。